Excel'den Apartman Yönetim Programına Geçiş: Adım Adım Veri Devri

Kısa cevap: Önce bir devir tarihi seçin ve Excel'inizi o tarihe göre kapatın. Bölümleri ve kişileri temizleyip aktarın, sonra her bölümün, kasanın ve bankanın devir bakiyesini girin; bu bakiyelerin toplamı banka ekstresi ve kasa sayımıyla tutmalı. Geçmiş hareketleri taşıyıp taşımamaya yıl sonu hesabını nereden vereceğinize göre karar verin. İlk ay eski tabloyu kapatmayın, ay sonunda iki tarafı karşılaştırın.

Son kontrol: 27 Eylül 2026. Örnekteki rakamlar hesap yöntemini göstermek içindir; gerçek bir siteye ait değildir.

1. Devir tarihini seçin

Geçişin tek bir tarihi olmalı: o tarihe kadarki her şey açılış bakiyesi olarak girer, sonraki her şey yeni sistemde kaydedilir. Genellikle bir ayın son günü seçilir; çünkü banka ekstresi, kasa sayımı ve aidat tahakkuku aylık kapanır.

• Yıl sonu (31 Aralık): En temiz seçenektir. Yönetici, planda başka zaman yoksa her takvim yılının ilk ayında kat malikleri kuruluna hesap verir (KMK m.39); yeni yıl baştan yeni sistemde tutulur.
• Ay sonu: Yıl ortasında geçiyorsanız ay sonunu seçin. Yıl sonu hesabını hangi kayıttan vereceğinizi şimdiden kararlaştırın (aşağıda 4. bölüm).

Devir tarihinden sonra Excel'e yeni kayıt girmeyin; paralel dönemde yalnız karşılaştırma için tutun.

2. Neler taşınır?

Arsa payı ve m², aidatın dağıtımında kullanılıyorsa zorunludur. İşletme projesinin kanuni dayanağı ve dağıtım esası için: işletme projesi rehberi.

3. Excel'i temizleyin

Aktarımdaki hataların çoğu dosyanın biçiminden gelir. Yüklemeden önce şunlara bakın:

1. Bölüm kodu tek biçimde olsun. "A-5", "A5" ve "A Blok 5" üç ayrı bölüm gibi görünür. Blok ve numarayı ayrı sütunlarda tutun.
2. Sayılar sayı olsun. "1.250,50" metin olarak saklanmışsa bir program 1.250,50, bir başkası 125.050 okuyabilir. Tutar sütununu sayı biçimine çevirip toplamı kontrol edin.
3. Birleştirilmiş hücreleri açın, ara toplamları silin. Her satır tek bir kayıt olmalı; "Blok toplamı" satırı bir bölüm gibi aktarılır.
4. Aynı kişinin iki yazılışını birleştirin. "Ayşe Yılmaz" ile "Ayşe Yılmaz" (iki boşluklu) ekranda aynı görünür ama iki ayrı kişi olarak açılabilir.
5. Tarihleri tek biçime getirin. Gün/ay/yıl ile ay/gün/yıl karışmışsa 03.04 ile 04.03 yer değiştirir.
6. Gereksiz kişisel veriyi almayın. Aidat takibi için gerekmeyen sütunları (örneğin kimlik numarası, doğum tarihi) aktarmayın. Kişisel veriler işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmalıdır (KVKK m.4).

4. Açılış bakiyelerini mutabık kılın

Açılış bakiyesi, devir tarihindeki durumun fotoğrafıdır. Tek tek doğru girilmiş bakiyelerin toplamı da tutmalıdır. Basit bir denklemle kontrol edin:

Kasa + banka + sakinlerden alacak − fazla ödeyen sakinlere borç − tedarikçilere borç = yönetimin net varlığı

Örnek (24 daireli bir apartman, 31 Ağustos devir tarihi):

84.350 + 2.150 + 18.600 − 1.200 − 6.400 = 97.500. Yeni sistemde açılışlar girildikten sonra aynı toplamlar çıkmalı. Tutmuyorsa sebebi bulunmadan ilk dönemin tahakkukunu yazmayın; fark büyüdükçe bulmak zorlaşır.

Sık görülen farklar:

• Banka hesabına devir tarihinden önce gelmiş ama Excel'de bölüme yazılmamış havale.
• Kasadan yapılmış ama deftere geçmemiş küçük ödemeler.
• Ödemesi yapılmış fakat Excel'de hâlâ borç görünen fatura.

5. Geçmiş hareketleri taşımalı mısınız?

İki yol var:

• Yalnız açılış bakiyeleri: Hızlıdır. Eski dönemle ilgili sorular Excel arşivinden cevaplanır. Excel'i ve belgeleri değiştirilemez biçimde (örneğin PDF'e çevirip) saklayın. Yönetici bütün giderleri ve belgeleri saklamakla yükümlüdür (KMK m.36).
• Cari yılın hareketleri de: Yıl ortasında geçiyorsanız ve yıl sonu hesabını yeni sistemden vermek istiyorsanız, yılbaşından devir tarihine kadarki tahakkuk, tahsilat ve giderleri de taşıyın. Bu durumda açılış bakiyesi yılbaşı tarihiyle girilir, hareketler üstüne eklenir.

Karar ölçütü basit: kat malikleri kuruluna vereceğiniz yıllık hesap (KMK m.39) tek bir kayıttan çıkabilmeli.

6. Sıra önemlidir

1. Bölümler ve kişiler: Borçlar ve ödemeler bunlara bağlanır; önce onlar tanımlanmalı.
2. Açılış bakiyeleri: Bölüm, kasa, banka ve tedarikçi bakiyeleri.
3. Geçmiş hareketler: Seçtiyseniz.
4. Kontrol: Kasa ve banka bakiyeleri belgelerle tutuyor mu, virmanlar sıfırlanıyor mu, tahakkuk dönemlerinde boşluk var mı, aynı kişi iki kez açılmış mı?

Açılış girilmeden geçmiş hareket yüklenirse bakiyeler devir tutarı kadar eksik çıkar; kişi tanımlanmadan yüklenen ödeme de bağlanacak hesap bulamaz.

7. Paralel dönem

İlk ayı her iki kayıtta da kapatın: Excel'de sadece karşılaştırma için, yeni sistemde gerçek kayıt olarak. Ay sonunda üç toplam aynı çıkmalı:

• Ayın tahakkuk toplamı,
• Ayın tahsilat toplamı,
• Ay sonu banka ve kasa bakiyesi.

Tutuyorsa Excel'i arşive kaldırın. Sakinlerden gelen "borcum neden bu kadar?" sorusunu ilk aylarda iki kayıttan da kontrol ederek cevaplamak güven sağlar.

8. Kişisel veriler (KVKK)

Sakinlerin ad, iletişim ve borç bilgileri kişisel veridir. Genel bilgi olarak:

• Yönetim, verilerin hangi amaçla ve nasıl işleneceğine karar verdiği için veri sorumlusu; yazılım sağlayıcısı, yönetim adına veri işlediği için veri işleyen konumundadır (KVKK m.3).
• Veri sorumlusu, veri işleyenle birlikte uygun güvenlik tedbirlerini almaktan müştereken sorumludur (KVKK m.12). Sağlayıcının güvenlik ve saklama koşullarını okuyun.
• Veri elde edilirken ilgili kişilere amaç, aktarım ve haklar konusunda bilgi verilmelidir (KVKK m.10).
• Açık rıza her durumda gerekmez; KVKK m.5/2 başka işleme şartları da sayar (örneğin hukuki yükümlülük, bir hakkın tesisi veya korunması, meşru menfaat). Hangi şartın uygulanacağı sizin durumunuza bağlıdır; emin değilseniz hukukçuya danışın.

9. Yonevo'da nasıl yapılır?

Yonevo'nun Sisteme Geçiş ekranı yukarıdaki sırayı izler: Daireler & Kişiler, Açılış & Devir, Geçmiş Kayıtlar ve Kontrol. Excel satırları eşleştirme ve doğrulama adımlarından geçer; eşleşmeyen satır sessizce atlanmaz, size sorulur. Kontrol adımı kasa ve banka bakiyelerinin belgelerle uyumunu, virman dengesini, tahakkuk dönemlerindeki boşlukları ve mükerrer kayıtları denetler. Bir yükleme, üzerine hareket bağlanmadıysa 24 saat içinde geri alınabilir. Aktarımı kendiniz yapmak fiyata dahildir; taşımayı ekibimizin yapması ayrıca tekliflendirilir.

Sık yapılan hatalar

1. Devir tarihi belirlemeden aktarmak: Açılış bakiyeleri farklı tarihlere göre girilir, toplam hiçbir zaman tutmaz.
2. Yalnız sakin borçlarını taşımak: Kasa, banka ve tedarikçi bakiyeleri girilmezse raporlar eksik çıkar.
3. Farkı "sonra bakarız" diye bırakmak: Açılıştaki küçük fark, birkaç ay sonra hangi kayıttan geldiği bilinmeyen bir farka dönüşür.
4. Excel'i hemen silmek: Paralel dönem bitene ve yıllık hesap verilene kadar arşivde tutun.
5. Her sütunu aktarmak: Gerekmeyen kişisel veri, hem KVKK riski hem gereksiz yüktür.

Sıkça sorulan sorular

Geçmiş yılları taşımak zorunlu mu? Hayır. Açılış bakiyeleri doğruysa yeni sistem çalışır. Eski yılların belgeleri ve defterleri arşivde saklanmaya devam etmelidir (KMK m.36).

Excel'deki borç listesi banka bakiyesiyle tutmuyor. Ne yapmalıyım? Önce devir tarihinden önceki ayın banka hareketlerini tek tek Excel'le karşılaştırın; en sık sebep, bölüme yazılmamış havalelerdir. Fark bulunmadan ilk tahakkuku yazmayın.

Geçişi yıl ortasında yapabilir miyiz? Evet. Ay sonunu devir tarihi seçin. Yıl sonu hesabını yeni sistemden vermek istiyorsanız cari yılın hareketlerini de taşıyın.

Sakinlerin bilgilerini yazılıma aktarmak için açık rıza gerekir mi? Her durumda değil; KVKK m.5/2 açık rıza aranmayan şartları sayar. Hangisinin uygulanacağı durumunuza bağlıdır. Aydınlatma yükümlülüğü (m.10) ise ayrıca geçerlidir.

Kaynaklar

• 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu, m.36, 39
• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, m.3, 4, 5, 10, 12