Aidat Tahsilatında Banka Mutabakatı Nasıl Yapılır? Aylık Adımlar ve Örnek Tablo

Kısa cevap: Her ay sonunda bankanın gösterdiği bakiye ile sizin kayıtlarınızdaki banka bakiyesini karşılaştırın. İki tarafı, yalnız zamanlama farklarıyla (yoldaki paralar) ve düzeltilen kayıt hatalarıyla birbirine bağlayın. Sonunda fark sıfır olmalı. Kimden geldiği belli olmayan havaleyi tahmin ederek bir daireye yazmayın; açık kalem olarak izleyin.

Son kontrol: 27 Eylül 2026. Örnekteki rakamlar hesap yöntemini göstermek içindir; gerçek bir siteye ait değildir.

Neden her ay?

• Yönetici topladığı paraları, muteber bir bankada kendi adına ama yönetici sıfatı gösterilerek açılmış hesapta tutar (KMK m.35/j).
• Bütün giderler tarih sırasıyla deftere yazılır, belgeleri saklanır (KMK m.36).
• Yönetim planında başka zaman yoksa hesaplar üç ayda bir denetlenir (KMK m.41). Yönetici her takvim yılının ilk ayında kat malikleri kuruluna hesap verir (KMK m.39).

Aylık mutabakat yapılan bir yönetimde üç aylık denetim bir saatlik işe döner. Yapılmayan yönetimde ise yıl sonunda on iki ayın farkını birlikte aramak gerekir.

Farklar nereden gelir?

1. Zamanlama (yoldaki paralar): Ay sonu kasadan bankaya yatırılan para ertesi gün ekstreye geçer; 30'unda gönderilen ödeme 1'inde hesaptan çıkar. Bunlar hata değildir, bir sonraki ay kendiliğinden kapanır.
2. Kayda geçmemiş banka hareketleri: Banka masrafı, havale ücreti, faiz ya da kimden geldiği anlaşılmayan havale.
3. Kayıt hataları: Yanlış tutar, yanlış daire, iki kez girilmiş tahsilat, girilmemiş gider.

Mutabakatın amacı, farkın tamamını bu üç gruptan birine yerleştirmektir.

Adım adım aylık mutabakat

1. Ekstreyi alın. Ayın ilk ve son gününü kapsayan, açılış ve kapanış bakiyesi yazan ekstre.
2. Açılışı kontrol edin. Bu ayın açılış bakiyesi, geçen ayın mutabık kapanışına eşit olmalı. Değilse önce geçmiş ay düzeltilir.
3. Girişleri eşleştirin. Bankaya gelen her para kayıtta bir karşılık bulmalı: bir daireye tahsilat, başka bir gelir (örneğin faiz) ya da kasadan virman.
4. Çıkışları eşleştirin. Bankadan çıkan her para bir gidere ve belgesine bağlanmalı.
5. Kayıtta olup bankada olmayanları listeleyin. Genellikle ay sonu yoldaki paralardır; tarihini not edin, ertesi ayın ekstresinde görünmeli.
6. Mutabakat tablosunu doldurun. Aşağıdaki örnekteki gibi iki sütunla.
7. Açıklanamayan farkı kapatmayın. Fark "yuvarlama" ya da "düzeltme" adıyla gider veya gelire atılmaz; bulunana kadar açık kalem olarak durur ve denetçiye söylenir.

Örnek mutabakat tablosu (30 Eylül)

Banka tarafı

Kayıt tarafı

Hesap: 126.480 + 3.000 − 4.250 = 125.230 ve 125.870 − 90 + 1.250 − 1.800 = 125.230. Fark sıfır.

Banka tarafındaki iki kalem ekim ekstresinde kendiliğinden kapanmalı. Kayıt tarafındakiler ise eylül kapanmadan kayda geçirilir. Belirsiz havale için gönderene ya da bankaya sorulur; sahibi bulununca ilgili daireye aktarılır.

Aidat tahsilatına özgü durumlar

• Açıklamasız havale: Gönderen adı bir sakinle eşleşse bile tek başına yeterli olmayabilir; aynı kişinin iki dairesi olabilir, ödemeyi kiracı yapmış olabilir. Emin olmadan yazmayın. Sakinlerden açıklamaya blok ve daire numarasını yazmalarını duyuruyla isteyin.
• Bir havale, birden çok daire: İki dairesi olan malik tek havale gönderebilir. Tutar dairelere bölünerek yazılır; her dairenin ekstresi ayrı doğru kalır.
• Fazla ödeme: Borçtan fazlası daire hesabında alacak (avans) olarak kalır; iade edilir ya da sonraki tahakkuka mahsup edilir. Başka bir gelire yazılmaz.
• Kiracının yaptığı ödeme: Ödeme, kiracının kullandığı dairenin hesabına yazılır. Kiracının ortak giderlerden sorumluluğu, ödemekle yükümlü olduğu kira miktarıyla sınırlıdır ve yaptığı ödeme kira borcundan düşülür (KMK m.22).

Kısmi ödeme hangi borca sayılır?

Sakin birikmiş borcunun bir kısmını öderse hangi aya sayılacağı önemlidir; gecikme tazminatı buna göre değişir. Türk Borçlar Kanunu'nun genel kuralları şöyledir:

• Borçlu, ödeme gününde hangi borcu ödediğini bildirebilir; bildirmezse ve derhal itiraz etmezse ödeme, alacaklının makbuzda gösterdiği borç için yapılmış sayılır (TBK m.101). Havale açıklamasındaki "Mart aidatı" notu bu açıdan önemlidir.
• Açıklama yoksa ödeme muaccel borca; birden çok muaccel borç varsa ilk takip edilene, takip yoksa vadesi ilk gelene sayılır (TBK m.102).
• Borçlu faiz veya giderleri ödemede gecikmemişse kısmi ödemeyi ana borçtan düşme hakkına sahiptir (TBK m.100).

Gecikme tazminatının kısmi ödemede ana borçtan önce mi sonra mı düşüleceği ayrı bir değerlendirme gerektirir. Uyguladığınız kuralı kurul kararına yazın ve herkese aynı kuralı uygulayın; tereddüt varsa hukukçuya danışın. Gecikme tazminatının hesabı için: KMK m.20 gecikme tazminatı rehberi.

Kim yapmalı?

İç kontrol açısından tahsilatı kaydeden kişi ile mutabakatı kontrol eden kişinin farklı olması iyi uygulamadır. Küçük apartmanlarda bu mümkün değilse, mutabakat tablosu ekstreyle birlikte dosyalanır ve denetçi üç aylık denetimde (KMK m.41) bu tabloları görür.

Yonevo'da nasıl yapılır?

Desteklenen bankalarda hesap hareketleri salt okunur bağlantıyla otomatik çekilir ve bekleyen hareketler tek listede toplanır; diğer bankaların ekstresi veri devri ekranından aktarılır. Gelen hareketin hangi dairenin hesabına yazılacağını siz seçersiniz; otomatik daire eşleştirmesi yoktur, çünkü açıklamasız havalede tahmin hataya yol açar. Birden fazla daire için gönderilmiş tek havale her daireye ayrı tahsilat olarak kaydedilir. Kasa ve banka dökümleri PDF veya Excel olarak alınır.

Sık yapılan hatalar

1. Farkı gidere atmak: Açıklanamayan fark "diğer giderler"e yazılınca sorun kaybolmaz, gizlenir.
2. Tahmin ederek daireye yazmak: Yanlış daireye yazılan ödeme iki sakini birden yanlış borçlu gösterir.
3. Açılışı kontrol etmemek: Geçen ayın farkı bu aya taşınır, büyüyerek.
4. Banka masraflarını biriktirmek: Küçük tutarlar ay ay birikince toplam fark anlaşılmaz hale gelir.
5. Yoldaki parayı unutmak: Ertesi ay ekstrede görünmeyen "yoldaki para" artık zamanlama değil, hatadır.

Sıkça sorulan sorular

Banka mutabakatı kanunen zorunlu mu? Kanunda "mutabakat" adıyla ayrı bir yükümlülük yoktur. Ancak yönetici paraları yönetici sıfatıyla açılmış banka hesabında tutar (KMK m.35/j), giderleri belgeleriyle deftere yazar (m.36), hesap verir (m.39) ve hesaplar denetlenir (m.41). Aylık mutabakat bu yükümlülükleri yerine getirmenin pratik yoludur.

Kimden geldiği belli olmayan havaleyi ne yapmalıyız? Açık kalem olarak kaydedin, hiçbir daireye yazmayın. Bankadan gönderen bilgisini isteyin ya da duyuruyla sorun. Sahibi bulununca ilgili daireye aktarın.

Mutabakatı ne sıklıkla yapmalıyız? En az ayda bir. Hareket sayısı çok olan büyük sitelerde haftalık yapmak farkları küçükken bulmayı sağlar.

Mutabakat tablosunu kime göstermeliyiz? Denetçiye ya da denetim kuruluna; kat malikleri kuruluna verilen yıllık hesaba da dayanak olur.

Kaynaklar

• 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu, m.22, 35/j, 36, 39, 41
• 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, m.100, 101, 102